设为首页 | 加入收藏 | 联系我们
 
首  页 机构概括 公益项目 新闻动态 活动图片 信息公开 政策法规 志愿者 我要捐赠
公益活动
国家法律条例
税收政策
基金会规章制度
  您所在的位置:湖南省石门县教育基金会 > 基金会规章制度

档案管理办法

出处:本站原创   发布日期:2015-03-26

档案管理办法

 

(一)总   则

1、为加强基金会档案管理,有效地保护和利用档案,维护基金会合法权益,特制定本办法。

2、本规定所称的档案是指基金会过去和现在从事业务、管理、宣传等活动中所形成的对基金会有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3、基金会指定专人负责档案管理工作。

4、档案工作基金会秘书长统一领导,指定专人负责接收、收集、整理、立卷、保管。

5、秘书处应逐步完善档案管理制度,确保档案安全和使用方便,逐步实现档案管理现代化。

6、整理办法:以项目特征为主,根据分类和建立的时间顺序整理。

7、借阅:需要借阅基金会档案的,一般按规定办理相关手续后在本会阅档;如遇因工作需要确须外带档案的特殊情况,需秘书长批准同意后,办理好档案外借手续,方可带出,用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。

8、应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案、文件、报表、业务记录等必须备份。

9、销毁有关档案资料须报秘书长审核,提交理事长办公会审定方可销毁;销毁时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。

10、档案管理监督责任部门为基金会秘书处,第一责任人为指定的档案管理员;第二责任人为秘书长。

11、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存),并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时,应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

1、凡本基金会印发的公文正件与附件、请示、批复、转发文件(含原件)等应归档的档案资料,一律由经办人员统一收集汇总后交档案管理员,并建立备查簿进行登记。

2、基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后,及时将会议的主要文件资料向档案管理员办理归档手续;

3、本基金会召开会议,由指定专人将会议材料、声像档案等向档案管理员办理归档手续。

(三)归档管理

1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

2、相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料及信函等。

3、本基金会对外发文及有关单位来往的文件。

4、本基金会的各种工作计划、总结、预决算、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报、会计档案等。

5、本基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

6、本基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

7、本基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

8、本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(四)会计档案管理

1、会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料。会计档案管理应严格按照《非营利组织会计制度》执行。

2、每年形式的会计档案,应当由财务部门按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。

3、当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务主管人员保管一年,期满之后,应当由财务主管人员编制移交清册,移交办公室档案管理部门保管。出纳人员不得兼管会计档案。

4、移交档案管理部门保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆款重新整理的,档案管理部门应当会同财务和经办人员共拆封整理。

5、由于会计人员的变动会计档案需要较交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收入签字或盖章。


版权所有:湖南省石门县教育基金会 技术支持:尚一网 未经允许不得转载
地址:湖南省石门县楚江镇东城区黄金路教育局办公楼 电话:0736-1234567 123456@136.com 邮编:415000
湘ICP备15004658号